Artikel ini akan menjelaskan unsur-unsur yang terdapat pada surat dinas. Unsur ini sangat penting untuk diketahui agar kita bisa membuat surat dinas dengan baik dan benar. Semua unsur yang disebutkan dalam materi ini harus ada dalam sebuah surat dinas. Sebab, kesempurnaan sebuah surat dinas ditentukan oleh unsur-unsur tersebut.
Sebagaimana yang diketahui, surat dinas dikategorikan ke dalam surat resmi. Surat dinas adalah surat resmi yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada seseorang atau instansi lain. Misalnya, surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang ditujukan kepada para PNS, atau bisa juga surat yang dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan untuk guru-guru di sekolah.
Penting diketahui, surat dinas memiliki bentuk yang berbeda dengan jenis surat lainnya. Ada aturan yang harus dipatuhi ketika membuat surat dinas. Aturan itu terkait dengan format atau struktur yang membangun keseluruhan isi dari surat dinas. Di sinilah letak pentingnya unsur-unsur surat dinas, sebab dari unsur itulah format dan struktur surat akan terbangun.
Mengingat pentingnya unsur-unsur surat dinas ini, di dalam materi ini kami akan memberikan penjelasan lengkap mengenai segala hal yang berkaitan dengan unsur surat dinas. Artikel ini bisa dijadikan panduan dalam membuat surat dinas.
Yuk, berikut ini uraiannya...
Unsur Unsur Pada Surat Dinas
Ada 15 unsur yang terdapat pada sebuah surat dinas. Berikut ini akan kami jelaskan masing-masing unsur tersebut:
1. Plot atau Kepala Surat
Bagian kop atau kepala surat dinas berisi informasi tentang nama lembaga atau kantor instansi, alamat dan kota tempat domisili instansi, logo atau lambang instansi, serta nomor telepon, alamat email, dan sebagainya.2. Nama Tempat dan Tanggal Surat
Tanggal dan tahun surat menunjukkan waktu pembuatan surat yang ditulis dengan angka. Tanggal dan tahun berfungsi agar si penerima surat bisa mengetahui bahwa surat yang ia terima adalah surat terbaru, bukan surat kadaluwarsa.3. Nomor dan Kode Surat
Nomor dan kode surat bertujuan untuk memudahkan mengatur penyimpanan surat, juga memudahkan mencari surat itu kembali kalau diperlukan dan lebih urgen lagi dapat mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Berikut ini contoh nomor dan kode surat:No: 018.1/1350/VIII/2020/UNM
4. Lampiran Surat
Lampiran surat berfungsi supaya penerima surat dapat mengingat dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Hal-hal yang sering menjadi lampiran pada surat dinas antara lain; surat keterangan, brosur, kuitansi, foto copy, dan sebagainya. Berikut ini contoh penulisan lampiran pada surat dinas:Lampiran: Satu Berkas
Lamp: Tiga Eksemplar
5. Perihal Surat
Penulisan perihal surat bertujuan agar penerima surat bisa dengan mudah mengetahui hal atau yang dibicarakan dalam surat dinas. Berikut ini contoh penulisan Perihal Surat:Perihal: Permohonan Menjadi Narasumber pada Kegiatan Seminar Pendidikan Universitas Negeri Makassar
6. Alamat yang dituju
Alamat surat dapat digunakan sebagai penunjuk langsung kepada siapa yang harus menerima surat. Contoh penulisan alamat surat yang dituju adalah sebagai berikut:Kepada
Yth. Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Jalan Perintis Kemerdekaan Makassar
7. Salam Pembuka
Salam pembuka dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi agar surat terkesan sopan dan beradab. Berikut ini contoh salam pembuka:Dengan hormat, (D, kapital dan h kecil)
Salam sejahtera, (S, kapital dan s kecil)
8. Paragraf Pembuka Surat
Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak penerima surat, untuk menyesuaikan perhatiannya pada pokok surat yang sebenarnya. Berikut ini contoh paragraf pembuka surat dinas:Sehubungan dengan akan dilaksanakan Seminar Pendidikan di Universitas Negeri Makassar dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional
9. Paragraf Isi Surat
Paragraf isi surat adalah pokok surat dinas yang memuat sesuatu yang akan diberitahukan atau yang hendak dikemukakan pengirim surat. Rumusan dari pokok surat dinas harus jelas, menggunakan kalimat pendek agar tidak bertele-tele. Berikut ini adalah contoh paragraf isi surat dinas:Untuk itu kami memohon kesediaan Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Sulawesi Selatan untuk hadir dalam acara tersebut sebagai narasumber. Untuk kelengkapan informasi, bisa dilihat pada bagian lampiran.
10. Paragraf Penutup Surat
Paragraf penutup berfungsi untuk mengakhiri pembicaraan dalam komunikasi surat dinas. Contoh paragraf penutup surat dinas adalah sebagai berikut:Demikian disampaikan, atas perhatian Bapak diucapkan terima kasih
11. Salam Penutup
Salam penutup bertujuan untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat dinas kepada penerima surat dinas. Penulisan salam penutup pada huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil. Berikut ini contohnya:Hormat kami
Salam sejahtera
Salam kami
12. Tanda Tangan
Surat dinas dianggap sah apabila ditanda tangani pejabat yang berwenang dalam suatu instansi atau organisasi.13. Nama Jelas Penanda Tangan
Di bawah tanda tangan, terdapat nama pejabat pemilik tanda tangan. Tujuannya adalah agar si penerima surat bisa mengetahui siapa yang berwenang atas surat tersebut.14. Jabatan Penanda Tangan
Selain nama, unsur yang juga penting ditulis adalah jabatan dari penanda tangan. Jabatan ini diletakkan di atas tanda tangan.15. Tembusan
Kata tembusan diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan kata nomor surat, lampiran, dan perihal serta sejajar dengan penanda tangan surat. Berikut ini contoh tembusan:Tembusan:Demikianlah penjelasan tentang Unsur Unsur Surat Dinas. Bagikan materi ini agar orang lain juga bisa membacanya. Terima kasih, semoga bermanfaat.
Rektor Universitas Negeri Makassar
Gubernur Sulawesi Selatan
0 komentar:
Post a Comment